Negli affari, spesso abbiamo bisogno di accelerare le conversazioni e le transazioni con i clienti.Ma alcune scorciatoie di conversazione semplicemente non dovrebbero essere utilizzate.

Grazie al testo, acronimi e abbreviazioni sono oggi più comuni che mai.Siamo quasi sempre alla ricerca di una scorciatoia, sia che inviamo e-mail, chattiamo online, parliamo con i clienti o mandiamo loro messaggi.

Ma ci sono dei pericoli nel linguaggio abbreviato: in molti casi, clienti e colleghi potrebbero non comprendere la versione più breve, causando problemi di comunicazione e mancando opportunità di creare un’esperienza eccezionale.I clienti potrebbero avere la sensazione che tu stia parlando sopra, sotto o intorno a loro.

A livello aziendale, le "chiacchiere via SMS" risultano poco professionali in quasi tutte le situazioni, al di fuori delle battute amichevoli al cellulare.

In effetti, una comunicazione scritta male con clienti e colleghi può persino mettere a repentaglio la carriera, ha rilevato un sondaggio del Center for Talent Innovation (CTI).(Nota: quando è necessario utilizzare gli acronimi, la frase precedente è un esempio di come farlo bene. Fare riferimento al nome completo alla prima menzione, inserire l'acronimo tra parentesi e utilizzare l'acronimo nel resto del messaggio scritto.)

Quindi, quando si tratta di comunicare con i clienti tramite qualsiasi canale digitale, ecco cosa evitare:

Parliamo esclusivamente di messaggi di testo

Molte cosiddette parole sono emerse con l’evoluzione dei dispositivi mobili e dei messaggi di testo.L'Oxford English Dictionary ha riconosciuto alcune abbreviazioni di testo comuni come LOL e OMG.Ma ciò non significa che siano adatti per scopi di comunicazione aziendale.

Evita queste abbreviazioni più comunemente utilizzate in qualsiasi comunicazione elettronica:

• A proposito – “A proposito”
• Ridere ad alta voce"
• U – “Tu”
• Oh mio Dio – “Oh mio Dio”
• THX – “Grazie”

Nota: poiché per tua informazione esisteva nella comunicazione aziendale molto prima dei messaggi di testo, nella maggior parte dei casi è ancora accettabile.A parte questo, spiega semplicemente cosa vuoi veramente dire.

Termini ambigui

Pronuncia o scrivi il prima possibile e il 99% delle persone capirà che intendi "il più presto possibile".Sebbene il suo significato sia universalmente compreso, in realtà significa molto poco.L'opinione di una persona su ASAP è quasi sempre molto diversa da quella della persona che lo promette.I clienti si aspettano sempre che ASAP sia più veloce di quello che puoi consegnare.

Lo stesso vale per l'EOD (fine giornata).La tua giornata potrebbe finire molto prima di quella di un cliente.

Ecco perché sono da evitare ASAP, EOD e questi altri acronimi ambigui: NLT (entro e non oltre) e LMK (fammi sapere).

Termini aziendali e di settore

"ASP" (prezzo di vendita medio) potrebbe essere tanto popolare sul posto di lavoro quanto le parole "pausa pranzo".Ma probabilmente ha poco o nessun significato per i clienti.Qualsiasi gergo e abbreviazione a te comune, dalle descrizioni dei prodotti alle agenzie di supervisione governativa, è spesso estraneo ai clienti.

Evita di usare il gergo quando parli.Quando scrivi, però, va bene seguire la regola di cui sopra: scrivilo la prima volta, metti l'abbreviazione tra parentesi e usa l'abbreviazione quando menzionata in seguito.

Cosa fare

Il linguaggio delle scorciatoie (abbreviazioni, acronimi e gergo) nei messaggi di testo e nelle e-mail va bene in un numero limitato di situazioni.Tieni a mente queste linee guida:

Scrivi solo quello che diresti ad alta voce.Giureresti, diresti LOL o condivideresti qualcosa di confidenziale o personale con colleghi o clienti?Probabilmente no.Quindi tieni anche queste cose fuori dalla comunicazione professionale scritta.

Guarda il tuo tono.Potresti essere amichevole con i clienti, ma probabilmente non sei un amico, quindi non comunicare come faresti con un vecchio amico.Inoltre, la comunicazione aziendale dovrebbe sempre sembrare professionale, anche quando avviene tra amici.

Non aver paura di chiamare.L'idea dei messaggi di testo e, nella maggior parte dei casi, delle e-mail?Brevità.Se hai bisogno di trasmettere più di un pensiero o qualche frase, probabilmente dovresti fare una chiamata.

Stabilisci le aspettative.Fai sapere ai clienti quando possono aspettarsi risposte via SMS ed e-mail da te (ad esempio, risponderai nei fine settimana o fuori orario?).

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